Tadbir urus yang baik kena ada tender terbuka setiap kontrak?

Oleh NIK HASYUDEEN

Apabila diumumkan penganugerahan kontrak tanpa tender terbuka, ramai pendukung tadbir urus akan mempersoalkan mengapa tidak diadakan tender terbuka?

Jadi, kita kena soal balik adakah tender terbuka akan menghasilkan kebaikan setiap masa?

Pandangan saya ini adalah berdasarkan penglibatan saya dalam beberapa organisasi berkepentingan awam yang ada pelbagai jenis keperluan.

Tender terbuka adalah yang terbaik jika apa yang nak diperolehi (procure) itu adalah barangan yang spesifikasinya boleh ditetapkan melalui proses objektif dan tidak ada komponen perkhidmatan yang signifikan. Mudah nak bandingkan persamaan atau perbezaan di antara pembekal yang masuk tender.

Banyak keperluan organisasi sekarang ini merupakan barangan yang digabungkan dengan perkhidmatan atau pun perkhidmatan yang melibatkan perkara-perkara yang tidak boleh disentuh termasuk pelbagai perisian dan juga solusi yang melibatkan teknologi.

Pengurusan organisasi mungkin tahu dapatan (outcome) dari perkhidmatan yang diperlukan tetapi reka bentuk (design), komponen teknologi, keupayaan pelbekal dan macam-macam lagi yang berkaitan termasuk kos tidak mudah ditentukan di peringkat awal proses perolehan.

Request for proposal (jemputan untuk mencadang) adalah satu kaedah yang mana pembekal yang dikenal pasti ciri-ciri kemampuan mereka dijemput untuk mengemukakan cadangan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan.

Mengapa jemputan tidak kepada seluruh dunia? Proses penilaian kaedah ini tentunya terperinci dan pihak organisasi tidak ada kemampuan untuk melayan pelbagai cadangan terutamanya dari pihak yang tak ada kemampuan tetapi sekadar mahu mencuba nasib.

Apabila ada beberapa cadangan pembekal yang menepati syarat, bagaimana pihak organisasi nak tahu cadangan mereka itu menjadi?

Biasalah banyak pihak boleh berangan tetapi belum tentu apa yang diangan-angankan itu boleh menjadi solusi yang bukan sahaja menjadi tetapi mampu dibayar oleh organisasi.

Maka diminta pula pembekal yang disenarai pendek membuktikan konsep mereka itu menjadi (proof of concept).

Di dalam peringkat ini organisasi akan memberi pembekal yang disenarai pendek akses kepada pelbagai maklumat dalaman. Mungkin juga ada kos yang akan ditanggung.

Jadi, seperti mana amalan biasa korporat, akan ada kontrak di antara organisasi dan pembekal yang menjalankan proof of concept ini kerana jika ada masalah, tanggungjawab kedua-dua pihak sudah dijelaskan dan mereka tahu risiko apa yang diambil

Dalam peringkat proof of concept ini organisasi mungkin sedar akan daya maju (viability) apa yang mereka nak tu atau pun nampak keperluan lain yang tidak difikirkan sebelum ini

Pembekal yang mana berjaya membuktikan solusi mereka menjadi pada kos yang disasarkan akan diberi peluang untuk dipelawa bagi membekalkan perkhidmatan yang berkenaan. Bergantung kepada bilangan pembekal dan juga skop yang ditetapkan, di peringkat ini barulah tender terbuka mungkin sesuai.

Jika hanya ada satu dua syarikat sahaja yang tinggal dan keperluan yang ada cukup untuk dibahagi-bahagikan, bukankah lebih sesuai mereka diberikan kontrak berdasarkan kemampuan yang telah dibuktikan?

Pergilah kepada syarikat-syarikat korporat yang besar-besar yang ada perolehan yang berjuta-juta, proof of concept ini sudah menjadi amalan biasa kerana mereka pun tak mahu membeli solusi yang tidak boleh digunakan.

Kebanyakan perolehan yang memerlukan proof of concept ini melibatkan teknologi yang diaplikasi kepada perkara-perkara khusus yang mungkin berbeza dari satu syarikat ke syarikat yang lain.

Katakanlah ada keperluan untuk menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk mempercepatkan perkhidmatan, AI apa, bagaimana ianya berkesan dengan data yang ada dalam syarikat, di mana nak letakkan AI itu, apa risikonya, adalah ianya selamat dan macam-macam persoalan yang tidak boleh dijawab tanpa ada proses proof of concept.

Jika pendukung tadbir urus mendakwa tender terbuka boleh dibuat terus tanpa langkah-langkah yang saya sebutkan di atas tu, saya angkat tanganlah. Saya tak sepandai mereka.

*DATUK NIK MOHD HASYUDEEN YUSOFF merupakan bekas Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) Lembaga Tabung Haji (TH).